PREMESSA
Per un’azienda, avere un’organizzazione aziendale è di fondamentale importanza per gestire al meglio dipendenti, attività e crescita dell’impresa raggiungendo gli obiettivi prefissati.
Senza di essa, si crea una disorganizzazione che può portare ad avere più costi che guadagni e di conseguenza un netto allontanamento dagli obiettivi.
Vediamo nel dettaglio le caratteristiche di una buona organizzazione.
COSA SI INTENDE PER ORGANIZZAZIONE AZIENDALE?
Con organizzazione aziendale ci si riferisce al processo che viene effettuato per pianificare le risorse di cui l’azienda ha bisogno con il fine di raggiungere dei traguardi.
Con il termine risorse, si parla di risorse fisiche, come i dipendenti che vengono assunti per svolgere determinate mansioni all’interno dell’impresa a risorse materiali, come dispositivi tecnologici, ad esempio computer, smartphone, tablet e così via.
Su cosa si basa l’organizzazione aziendale?
Esistono dei metodi e dei principi da seguire per riuscire a mettere in atto una valida organizzazione aziendale che porti ottimi risultati.
In primo luogo, bisogna pianificare una strategia, molto importante per definire quali obiettivi si vogliono raggiungere, da un aumento della clientela ad un aumento del fatturato.
Fondamentale anche è definire i ruoli di ogni dipendente, ovvero, capire a che reparto appartiene e quale sarà il suo ruolo all’interno dell’azienda, così da chiarire anche al lavoratore stesso che compiti dovrà svolgere.
Questo aspetto è molto utile per organizzare il lavoro nel migliore dei modi capendo quali sono le priorità e quali sono le attività da poter rimandare.
Un altro punto molto importante sul quale focalizzarsi è avere un capo del personale in ogni dipartimento, in questo modo si riesce a coordinare il lavoro reparto per reparto, senza errori o confusione.
Quest’ultimo non è da sottovalutare, aiuta in primis a gestire singolarmente ogni lavoratore, così da mettere in chiaro quali saranno le sue responsabilità e i suoi obiettivi. Infine, il capo del personale, avrà il compito di rendere autonomo il dipendente nelle sue mansioni.
È importante, soprattutto per ridurre gli imprevisti, gestire al meglio la comunicazione interna, elemento essenziale in ogni azienda; senza la quale, potrebbero essere commessi molteplici errori.
Quando è il momento migliore per fare l’organizzazione aziendale?
Il momento migliore per mettere in atto un’organizzazione aziendale è sicuramente l’inizio, ovvero la fase di startup o magari nel momento in cui si sta modificando in maniera importante l’azienda, per esempio se si ingrandisce notevolmente rispetto alla sua nascita.
Un’altra fase nella quale attuarla può essere quando si crea un momento di stallo, per esempio quando si ferma la crescita del fatturato, ma aumentano le spese da effettuare.
In poche parole, ciò che conta è la costanza, ovvero farlo anno per anno, totalmente sconsigliato è invece farlo solo quando ci sono dei problemi da risolvere, poiché potrebbe essere troppo tardi e di conseguenza non dare gli effetti desiderati.
Quali sono le conseguenze di non attuare una buona organizzazione aziendale?
Un’azienda che si basa sulla disorganizzazione, porta a continui problemi, a volte anche molto gravi.
Pensiamo per esempio a due colleghi che dovrebbero aiutarsi a vicenda nelle attività giornaliere.
Se non si organizzano dividendosi equamente il lavoro da svolgere, può succedere che si vadano a sovrapporre, ovvero che entrambi dedichino tempo ad un’attività senza sapere che la stava già svolgendo l’altro.
Per questo, come accennato in precedenza, è importante organizzarsi e soprattutto comunicare le decisioni prese e le attività che si decidono di portare a termine.
Arrivare ad avere una situazione del genere porta malcontento anche nel dipendente che, ovviamente, ritiene il lavoro svolto inutile e di conseguenza, avendo perso tempo, dedica meno spazio ad altre attività altrettanto urgenti.
Inoltre, non definire i ruoli che servono all’interno di un’azienda, porta quest’ultima ad avere costi superflui, che con una buona organizzazione avrebbe tranquillamente evitato.
Tutto ciò, porta chiaramente un netto allontanamento dell’azienda dai suoi traguardi.
L’IMPORTANZA DELL’ORGANIGRAMMA
Uno strumento molto utile nell’organizzazione aziendale è l’organigramma.
L’organigramma rappresenta in maniera scritta la struttura secondo la quale l’azienda è organizzata, evidenzia in particolare i vari dipartimenti, i ruoli dei dipendenti, le mansioni che devono svolgere e le loro responsabilità.
Per far sì che non diventi uno strumento inutile, è importante aggiornarlo costantemente, in base alle nuove assunzioni, ai licenziamenti o ad avanzamenti di carriera.
I vantaggi di avere un organigramma ben gestito sono molteplici, sicuramente aiutano a capire quali sono le figure rilevanti all’interno dell’impresa, chi è il responsabile di chi e quali sono le competenze di ogni lavorante.
Esistono tre tipologie di organigramma, analizziamole insieme.
Le tipologie di organigramma
L’organigramma funzionale, adatto alle piccole e medie imprese; le attività aziendali sono divise in direzioni, ogni direzione deve gestire i problemi e le attività del suo settore, ad esempio le attività di marketing sono legate alla direzione marketing oppure le attività riguardanti la contabilità sono legate alla direzione amministrativa.
L’organigramma divisionale, solitamente lo adottano le aziende più grandi o in generale le multinazionali, ci sono due modi di realizzarlo, per prodotto o per area geografica.
Per prodotto, ovvero, unire tutte le attività che si riferiscono ad un determinato prodotto mentre per attività si intende il marketing, la vendita e così via.
Per area geografica, invece, ci si riferisce a quelle aziende che offrono servizi, o che operano su più zone geografiche.
Con quest’ultimo, l’impresa riesce ad essere più flessibile su ciò che offre, cercando di seguire le tradizioni del luogo in cui opera.
Infine abbiamo l’organigramma a matrice, è un modello che a volte può sembrare complesso, e rappresenta l’insieme del modello funzionale e di quello divisionale.
In questa struttura esistono due responsabili, il manager funzionale che si occupa di gestire tutte le funzioni e il project manager che si occupa invece dei prodotti, dei servizi e gestione dei clienti.
Ma come si fa però a scegliere il modello che più si addice alla propria azienda?
Bisogna prendere in considerazione diversi aspetti, per esempio se si tratta di una piccola o media impresa o di una multinazionale, oppure se produce più prodotti o se si rivolge a diversi mercati.
COME POSSIAMO ESSERE D’AIUTO?
Come visto in precedenza, per avere una buona organizzazione aziendale bisogna avere ben chiare le risorse di cui un’azienda ha bisogno.
Le risorse fondamentali, oltre ovviamente al personale, sono sicuramente i dispositivi tecnologici, la connettività e l’energia.
I costi però a cui un’azienda deve far fronte sono molteplici, per questo è importante che venga preso in considerazione, durante l’organizzazione aziendale, anche l’aspetto delle spese a cui dovrà provvedere, per esempio la fornitura di device per tutti i dipendenti, le bollette di luce e gas e la necessità di fornire una buona connessione.
Per questo ti consigliamo di rivolgerti ad un’azienda di consulenza; noi offriamo la nostra esperienza per aiutarti a trovare la migliore offerta in ambito di noleggio di device, telecomunicazione ed energia.