PREMESSA
Ogni azienda si prefissa degli obiettivi che, mese per mese, cerca di raggiungere per crescere sempre di più.
Per farlo è di fondamentale importanza parlare di time management, elemento che, se utilizzato nella maniera corretta, può aiutare l’azienda ad ottimizzare le tempistiche dell’attività lavorativa necessaria per arrivare ai suoi traguardi.
COSA SI INTENDE PER TIME MANAGEMENT?
Il time management in italiano sta ad indicare la gestione del tempo, elemento molto utile per migliorare le attività svolte in azienda.
Infatti, grazie ad una buona gestione delle tempistiche, si inizia a lavorare con lo scopo di raggiungere determinati obiettivi, utilizzando il tempo che si ha a disposizione per lavorare in maniera efficace ed efficiente.
Il primo step fondamentale è sicuramente analizzare le attività che ci sono da svolgere e quanto tempo bisogna dedicare ad ognuna di esse.
Per farlo però, è importante aver chiaro come riuscire a gestire il tempo nel miglior modo possibile.
Perché è importante saper gestire il tempo?
Riuscire ad attuare nel modo migliore il time management porta numerosi vantaggi.
Si ottengono ottimi risultati in poco tempo, questo perché la concentrazione che viene usata nel momento in cui ci si mette all’opera aiuta a lavorare in maniera ottimale.
Nessuna perdita di tempo, organizzando la giornata lavorativa non si rischia di avere momenti vuoti o di svolgere attività inutili.
Migliore gestione del panico dovuto al troppo lavoro, organizzando il proprio tempo si evita di prendere decisioni affrettate e di commettere degli errori, come dare priorità a lavori che potrebbero essere rimandati o magari affidati ad un’altra persona.
Diminuzione dello stress e aumento del tempo libero, dovuto dal fatto che viene concluso prima del previsto un determinato lavoro.
Come si può migliorare la gestione del tempo?
Per riuscire a migliorare la gestione del tempo è importante annotare tutte le attività che dovranno essere svolte in quel determinato giorno, così da poterle eliminare man mano che vengono concluse, avendo sempre ben chiaro cosa resta ancora da fare.
In poche parole, bisogna pianificare la nostra giornata di lavoro dividendo le mansioni giornalmente.
Un altro aspetto importante è la concentrazione, bisogna riuscire a non distrarsi con attività non necessarie in quel momento, per esempio visitare i social network.
È comunque importante prendersi delle pause tra un’attività e l’altra, lavorare senza mai fermarsi non va bene, si rischia di accumulare stanchezza che di conseguenza porta il dipendente a commettere errori.
Infine, spesso, accade che il troppo lavoro porti delle dimenticanze, per questo bisogna segnare in agenda vari appuntamenti o scadenze di consegna, così da avere sempre delle notifiche che ci ricordano ciò che dovremo fare.
Tutto ciò viene poi gestito in maniera professionale tramite tecniche ben studiate, vediamo insieme di cosa si tratta.
TECNICHE PER IL TIME MANAGEMENT
Per gestire nel modo migliore il tempo che si ha a disposizione, bisogna capire quale tecnica utilizzare.
Per prima cosa bisogna fare una sorta di classifica delle attività da svolgere, da quelle più urgenti a quelle meno urgenti e meno importanti.
Dopodiché ci si concentra sulla giusta tecnica, infatti, ne esistono di diverse, ma le più conosciute sono: la tecnica del pomodoro e la matrice di Eisenhower.
La tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro, consiste nel suddividere il tempo in più parti, alcune di lavoro vero e proprio e altre in piccoli momenti di pausa, un esempio può essere lavorare per 25 minuti dopodiché inserire 5 minuti di pausa.
Dopo aver seguito per 4 volte questo sistema è consigliato fare invece una pausa più lunga, di circa 15 o 30 minuti.
Durante le pause ognuno può svolgere l’attività che più lo rilassa, dall’utilizzo del telefono alla passeggiata all’esterno dell’azienda, l’importante è allontanarsi, anche se per poco, dalla postazione di lavoro.
Per sfruttare nella maniera migliore questa tecnica è importante concentrarsi su diversi aspetti.
Primo tra questi, capire in quante parti suddividere il lavoro e cercare durante i minuti di attività di distrarsi il meno possibile e dare la massima rendita, in questo modo si riducono i rischi di perdite di tempo o di non poter usufruire della pausa successiva poiché si è rimasti indietro con il lavoro.
In secondo luogo, bisogna provare a cambiare le tempistiche dei blocchi di lavoro e di pausa, per capire quale funziona meglio sul vostro operato.
Infine, bisogna organizzare le attività da fare durante quel blocco di lavoro, ad esempio scrivendo una lista delle mansioni da portare a termine negli ipotetici 25 minuti di attività.
Con questa tecnica si dovrebbe riuscire a portare a termine il lavoro da svolgere nel minor tempo possibile.
La matrice di Eisenhower
Questa tecnica, invece, prende il nome dall’ex presidente della repubblica statunitense, conosciuto anche per questa famosa frase:
“ciò che è importante è raramente urgente. Ciò che è urgente è raramente importante”
In sostanza, va a fare luce su una netta differenza tra attività urgenti e attività importanti.
Le attività urgenti sono quelle da dover portare a termine nel minor tempo possibile, ad esempio mandare una mail, richiamare un cliente, mentre le attività importanti sono quelle che faranno crescere l’azienda e che le daranno benefici a lungo termine.
Per questo motivo, la matrice di Eisenhower si divide in quattro parti:
Quadrante 1, include tutte quelle attività da portare a termine nel minor tempo possibile, ad esempio una telefonata o una mail ad un cliente.
Quadrante 2, include attività considerate importanti ma non urgenti, un esempio può essere un corso di aggiornamento.
Quadrante 3, include attività non importanti ma urgenti, per le quali si può delegare un’altra persona che la svolge al vostro posto.
Quadrante 4, include attività non urgenti e neanche importanti, sono mansioni che a volte vengono addirittura eliminate perché considerate superflue.
Questa tecnica risulta molto utile per evitare sprechi di tempo, grazie alla presenza di una sorta di scaletta che ci indica quali sono le attività urgenti, quelle importanti e quelle da eliminare.
CHE STRUMENTI SERVONO NEL TIME MANAGEMENT?
Come visto in precedenza, per gestire al meglio il tempo bisogna seguire delle procedure o attuare delle tecniche precise, ma non solo, senza dei dispositivi aggiornati e senza una connessione affidabile diventa difficile gestire alcune attività in poco tempo.
Pensate di dover concludere un progetto entro sera, ma avete una connessione troppo lenta oppure un telefono che non funziona nel modo corretto, diventa davvero difficile lavorare in modo organizzato e rispettando i tempi prefissati.